Verottomia matkakuluja (kilometrikorvaus, päivärahat sekä ateriakorvaus) voidaan verottajan ohjeen mukaan korvata, jos matkakulut laskutetaan toimeksiantajalta ja ne on laskulla eritelty.

Päivärahojen ja kilometrikorvausten maksamisen edellytys on, että toimitat meille ajopäiväkirjan. Ajopäiväkirjasta tulee selvitä: ajopäivämäärät, lähtö-, ja paluuajat kohteeseen/kohteesta, paikkakuntatiedot, kilometrien määrä. Verottomien matkakorvausten yhteydessä pitää aina maksaa myös veronalaista palkkaa. Verottomien korvausten vähentämisen jälkeen työstä on kuitenkin aina jäätävä vähintään työehtosopimuksen mukainen minimipalkka. Tämä saattaa rajoittaa korvattavien kulujen huomioimista.

Verottomien korvausten maksamisessa noudatetaan aina kulloinkin voimassaolevia verottajan määräyksiä. Asunnon ja työpaikan välisistä matkoista haetaan aina vähennystä henkilökohtaisessa verotuksessa, niiden osalta ei voi maksaa verottomia km-korvauksia.

Erityisaloilla kuten esimerkiksi rakennus-, maanrakennus-, ja metsäalalla työkohteet vaihtuvat usein ja kohteissa työskennellään usein lyhyen aikaa. Erityisalojen matkakustannuksiin  sovelletaan erityisalojen matkasäännöksiä. Esimerkiksi päivärahaa voi nostaa vain, jos yöpyy työmatkalla ja työmatka muutoin täyttää Verohallinnon kustannuspäätöksen mukaiset aika- ja etäisyysrajat.

Jos toimeksiantajan kanssa on sovittu laskutettavaksi urakka-/kokonaishinta, eikä matkakuluja eritellä, niin matkakulut ovat veronalaista tuloa.  Palkanmaksun yhteydessä laskun matkakuluja vastaava osuus voidaan kuitenkin maksaa  ilman ennakonpidätystä.  Koska matkakulut ovat  veronalaista tuloa, niin on tärkeää hakea niiden osalta tulonhankkimisvähennystä henkilökohtaisessa verotuksessa.

Suoraan toimeksiantoon liittyviä kuluja voidaan korvata arvonlisäverottomasta laskutussummasta ennen palkanlaskentaa kuitteja vastaan erillisellä kululaskulla. Toimeksiantoon suoraan liittyvät kulut eivät näy palkkalaskelmalla.