Ohjeita laskutussovelluksen käyttöön

Näiden ohjeiden avulla saat luotua ja lähetettyä laskun näppärästi. Yleiset kevytyrittäjyyspalveluun liittyvät ohjeet löydät kotisivujemme Kysyttyä-osiosta. Suosittelemme, että tutustut niihin huolella.

Ennenkuin voit luoda laskutusmääräyksen ”Uusi laskutusmääräys” -painikkeesta, niin sinun pitää käydä täyttämässä henkilötietosi ”Omat tiedot” -osiossa. Lähettämäsi laskutusmääräys tarkistetaan ylläpidon toimesta ennen lähetystä asiakkaalle. Jos laskutusmääräyksessä on jotain epäselvää, niin otamme sinuun yhteyttä ennen laskun lähetystä.

Palvelutakuumme mukaisesti lasku työstäsi lähetetään asiakkaalle samana päivänä, kun saamme laskutusmääräyksesi, jos laskutusmääräyksen suhteen ei tarvita mitään lisäselvityksiä. Palvelutakuu on voimassa arkipäivisin ja ennen 15.00 tulleissa laskutusmääräyksissä.

Uusi laskutusmääräys

Yrityksen/yksityishenkilön nimi ja osoitetiedot:

Kun laskutat asiakasta ensimmäistä kertaa valitse täppä ”Laskutan asiakasta ensimmäistä kertaa” (oletuksena) ja täytä tiedot huolellisesti. Jatkossa samaa asiakasta laskutettaessa sinun tarvitsee täyttää vain nimi-kenttä. Sovellus tallentaa asiakastiedot suoraan laskulta, ja jos asiakastiedot muuttuvat, niin riittää kun kirjoitat uuden laskun uusilla tiedoilla. Jos et ole saanut toimeksiantajaltasi y-tunnusta, niin voit tarkistaa sen osoitteesta ytj.fi. EU-yhteisömyynnissä tarvitaan VAT-tunnus ja tämän tiedon saat yritykseltä, jota laskutat.

Laskupohja muuttuu englanninkieliseksi, jos Maa-valintana on muu kuin Suomi.

Laskutustapa

Voit valita kolme eri laskutustapaa.

Kirjeposti: Posti kulkee nykyään melko hitaasti, joten emme suosittele tätä valintaa.

Verkkolasku:  Paras ja varmin tapa lähettää lasku yritykselle on verkkolasku. Verkkolaskutusta varten tarvitset yrityksen verkkolaskuosoitteen sekä operaattoritunnuksen. Kun valitset verkkolaskun, niin sinulle aukeaa rivi, johon voit syöttää nämä tiedot. Verkkolaskuosoitteen voit tarkistaa myös osoitteesta verkkolaskuosoite.fi

Sähköposti:  Tämä valinta avaa rivin, johon voit syöttää asiakkaan sähköpostiosoitteen. Tarkista huolella sähköpostiosoite, jotta lasku lähtee varmasti oikeaan osoitteeseen. Tämä laskutustapa sopii hyvin yksityishenkilöiden laskutukseen.

Laskutettavat tuotteet

Laita mahdollisimman tarkka kuvaus laskutettavasta työstä ja hinnaksi laskun arvonlisäveroton hinta (=palkanmaksun peruste). Arvonlisävero määräytyy tehdyn työn perusteella ja voit valita oikean arvonlisäverokannan kohdassa  ”Alv%”. Jos olet epävarma, mitä arvonlisäverokantaa käytetään, niin valitse yleinen 24%  ja laita siitä huomautus Lisätietoihin. Ylläpito tarkistaa ja korjaa prosentin tarvittaessa.

Jos sinulla on runsaasti laskutettavia päiviä/tunteja niin helpointa on kirjoittaa esim. ”Laskutetaan ohjaustunnit liitteen mukaan ajalta + päivämäärät” ja liität tuntilistan ”Laskun liitteet/Valitse tiedostot” -toiminnon kautta.

Jos olet sopinut, että hinta sis. arvonlisäveron, niin saat verottoman hinnan laskettua alv-laskurilla. Laskurissa on kolme arvonlisäveroprosenttia 10%, 14% tai 24% ja työsuoritus määrittelee oikean alv-prosentin esim. liikunnanohjauksen alv-prosentti on 10%.

Matkalasku

Kun laskutat kilometri-, tai päivärahakorvauksia, niin sinun pitää täyttää matkalasku, jotta voimme maksaa ne sinulle verottomasti.

Jos olet matkustanut julkisilla ja laskutat vain päivärahoja, niin pakollisia tietoja ovat matkapäivä, matkan alkamis,- ja päättymisaika sekä matkareitti. Kuitit matkakuluista voit lähettää ”Laskun liitteet” -toiminnon kautta.

Jos olet kulkenut omalla autolla, niin matkalaskun pakollisia tietoja ovat lisäksi auton rekisterinumero sekä matkamittarin lukema matkan alussa.

”Lisää matkarivi” -painikkeella merkitään matkan tiedot jokaiselta matkapäivältä. Matkalaskun kokonaissumma muodostaa laskulle automaattisesti rivin ”Matkakulut”. Matkakulujen päälle lisätään sama myynnin arvonlisävero kuin työsuoritteessa.

Matkalaskun laskuttaminen asiakkaalta on verovapauden edellytys eli se pitää näkyä laskulla eriteltynä. Kun valitset ”Matkakulut sis. laskutushintaan” niin työn hinnasta vähenee automaattisesti matkakulujen muodostama osuus.

 Laskun liitteet

”Valitse tiedostot” -painikkeen kautta voit lähettää laskulle liitettäviä tiedostoja esim. tuntilistoja tai ostokuitteja . Silloin kun ostokuitit veloitetaan asiakkaaltasi, niin niiden verolliseen hintaan lisätään vielä sama myynnin arvonlisävero kuin työsuoritteessa. Jos et halua laskuttaa kulukuitteja asiakkaalta, niin valitse täppä ”Liitteenä olevat kululaskut sisältyvät laskutushintaan”. Suoraan toimeksantoon liittyvien kuittien osuus maksetaan sinulle erillisellä kululaskulla palkanmaksun yhteydessä. Älä lähetä tätä kautta verokorttiasi, sen voit tehdä Omat tiedot -osiossa.

Eräpäivä

Yritysten kanssa voit sopia vapaasti eräpäivästä, mutta eräpäivän pitää olla suurempi kuin laskutuspäivä. Suosittelemme, että maksuehto on aina vähintään 7 päivää, yleisin maksuehto on 14pv (koskee varsinkin yksityishenkilöiden laskutusta.)

Palkanmaksu

Voit ilmoittaa miten haluat, että palkkasi maksetaan. Valintana on joko ”heti kun maksusuoritus on tullut” tai ”pyydettäessä” (yhteen palkanmaksuun voit kerryttää max. kolme laskua). Maksamme palkkasi viimeistään seuraavana päivänä siitä, kun olemme saaneet laskulle maksusuorituksen,  paitsi jos olet valinnut ”pyydettäessä”. Jos haluat nostaa pikapalkkaa, niin laita siitä pyyntö kohtaan ”Lisätietoja laskun käsittelijälle”.

Palkkalaskelma lähtee verkkopankkiisi ns. verkkopalkkana. Mikäli verkkopankkisi tarjoaa useita verkkopalkkavaihtoehtoja,  niin meidän lähettämämme palkkalaskelman saat esiin valitsemalla Apixin verkkopalkan. Verkkopalkka on turvallinen, tietoliikenne on salattua ja laskelmat saa näkyviin vain tunnistautumalla verkkopankkitunnuksilla. Laskelmat säilytetään verkkopalkkapalvelussa 18 kuukauden ajan, ja ne voit halutessasi tulostaa tai tallentaa vapaasti. Käytämme Osuuspankkia palkanmaksussa. Yhteen palkanmaksuun voit kerryttää max. kolme laskua.

Verokortin lähetys

Verokortin voit lähettää turvallisesti ”Omat tiedot” -osion kautta.

Lisätiedot

Voit myös lähettää lisätietoja laskun käsittelijälle (eivät tule näkyviin laskulle).

Esikatsele ja lähetä

Tarkista vielä laskutustiedot esikatselun kautta. Jos haluat tehdä korjauksia, niin pääset takaisin ”Muokkaa” -painikkeella, muussa tapauksessa voit lähettää laskun tarkistukseen ”Lähetä laskutusmääräys”.  Voit myös tallentaa luonnoksen myöhempää lisämuokkausta varten.

Laskut

Laskut -sivuilla näet kaikki lähettämäsi laskut ja niiden tilat: Luonnos, Käsittelyssä, Lähetetty, Maksettu.

Laskun tila muuttuu lähetetyksi, kun olemme tarkistaneet ja lähettäneet sen. Näet myös lähetyspäivän, sekä sen koska lasku erääntyy.Kun lasku siirtyy Maksettu-tilaan, niin voit odottaa palkanmaksua viimeistään seuraavana päivänä.

Luonnos-tilassa olevaa laskua voit vielä muokata ennen lähetystä.

Asetukset

Omat tiedot

Jos tietoihisi on tullut muutoksia, tai haluat esimerkiksi lähettää uuden verokortin, voit tehdä sen tällä lomakkeella.

Viestiasetukset

Voit valita miten lähetämme palveluun liittyviä ajankohtaisia tiedotteita sinulle.

Kaksivaiheinen tunnistautuminen 

Voit halutessasi ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen Google Authenticatorilla, tai muulla yhteensopivalla vahvistuskoodisovelluksella.

Asetuksissa voit myös vaihtaa salasanasi tai sähköpostiosoitteesi.