Ohjeita laskutussovelluksen käyttöön

Ohjetta on päivitetty matka- ja kululaskujen osalta.

Näiden ohjeiden avulla saat luotua ja lähetettyä laskun näppärästi. Yleiset kevytyrittäjyyspalveluun liittyvät ohjeet löydät kotisivujemme Kysyttyä-osiosta. Suosittelemme, että tutustut niihin huolella. Ennen kuin voit luoda ensimmäisen laskutusmääräyksen ”Uusi laskutusmääräys” -painikkeesta, niin sinun pitää käydä täyttämässä henkilötietosi Asetukset/Omat tiedot -osiossa. Lähettämäsi laskutusmääräys tarkistetaan ylläpidon toimesta ennen lähetystä asiakkaalle. Jos laskutusmääräyksessä on jotain epäselvää, niin otamme sinuun yhteyttä ennen laskun lähetystä. Palvelutakuumme mukaisesti lasku työstäsi lähetetään asiakkaalle samana päivänä, kun saamme laskutusmääräyksesi edellyttäen, että laskutusmääräyksen suhteen ei tarvita mitään lisäselvityksiä. Palvelutakuu on voimassa arkipäivisin ja ennen 15.00 tulleissa laskutusmääräyksissä.

Uusi laskutusmääräys

Yrityksen/yksityishenkilön nimi ja osoitetiedot:

Kun laskutat asiakasta ensimmäistä kertaa valitse ”Laskutan asiakasta ensimmäistä kertaa” (oletuksena) ja täytä tiedot huolellisesti. Jatkossa samaa asiakasta laskutettaessa voit poistaa oletusvalinnan ja sinun tarvitsee täyttää vain Nimi-kenttä. Sovellus tallentaa asiakastiedot suoraan laskulta, ja jos asiakastiedot muuttuvat, niin riittää kun kirjoitat uuden laskun uusilla tiedoilla. Jos et ole saanut toimeksiantajaltasi y-tunnusta, niin voit tarkistaa sen osoitteesta ytj.fi. EU-yhteisömyynnissä tarvitaan VAT-tunnus ja tämän tiedon saat yritykseltä, jota laskutat. Laskupohja muuttuu englanninkieliseksi, jos Maa-valintana on muu kuin Suomi.

Laskutustapa

Voit valita kolme eri laskutustapaa.

Kirjeposti: Posti kulkee nykyään melko hitaasti, joten emme suosittele tätä valintaa.

Verkkolasku: Paras ja varmin tapa lähettää lasku yritykselle on verkkolasku. Verkkolaskutusta varten tarvitset yrityksen verkkolaskuosoitteen sekä operaattoritunnuksen (esim. OpusCapita Solutions Oy:n operaattoritunnus on E204503). Uusi verkkolaskulaki velvoittaa kaikkia yrityksiä, joiden liikevaihto on yli 10.000e siirtymään verkkolaskutukseen ja verkkolasku on käytössä jo suurimmalla osalla yrityksistä. Kun valitset verkkolaskun, niin sinulle aukeaa rivi, johon voit syöttää nämä tiedot. Pyydä toimeksiantajaltasi aina tarkat laskutustiedot, jotta lasku menee heti oikeaan osoitteeseen. Verkkolaskuosoitteen sekä operaattoritunnuksen voi tarkistaa myös osoitteesta verkkolaskuosoite.fi mutta verkkolaskuosoitteiden muutokset eivät välttämättä päivity sinne heti.

Sähköposti: Tämä valinta avaa rivin, johon voit syöttää asiakkaan sähköpostiosoitteen. Tarkista huolella sähköpostiosoite, jotta lasku lähtee varmasti oikeaan osoitteeseen. Tämä laskutustapa sopii hyvin yksityishenkilöiden laskutukseen.

Laskutettavat tuotteet

Laita mahdollisimman tarkka kuvaus laskutettavasta työstä ja hinnaksi työstä sovittu veroton hinta (=palkanmaksun peruste). Arvonlisävero määräytyy tehdyn työn perusteella ja voit valita oikean arvonlisäverokannan kohdassa ”Alv%”. Jos olet epävarma, mitä arvonlisäverokantaa käytetään, niin valitse yleinen 24% ja laita siitä huomautus Lisätietoihin. Ylläpito tarkistaa ja korjaa prosentin tarvittaessa.

Jos sinulla on runsaasti laskutettavia päiviä/tunteja niin helpointa on kirjoittaa esim. ”Laskutetaan tunnit liitteen mukaan ajalta + päivämäärät” ja liittää tuntilista Laskun liitteet -toiminnon kautta.

Jos olet sopinut, että hinta sis. arvonlisäveron, niin saat verottoman hinnan laskettua alv-laskurilla. Laskurissa on kolme arvonlisäveroprosenttia 10%, 14% tai 24% ja työsuoritus määrittelee oikean alv-prosentin esim. liikunnanohjauksen alv-prosentti on 10%.

Matkalasku

Kun laskutat kilometri-, tai päivärahakorvauksia, niin sinun pitää täyttää matkalasku. Voimme maksaa matkakorvauksia verottomasti, jos ne on toimeksiantajan kanssa sovittu maksettaviksi palkkion lisäksi tai ovat osa työstä sovittua kokonaiskorvausta. Kummassakin tapauksessa matkakulujen pitää näkyä eriteltynä laskulla. Matkalaskulta muodostuu laskulle automaattisesti yhteissummat kilometreistä, sekä päivärahoista/ateriakorvauksista omille riveilleen.

Jos matkakulut ovat osa työstä sovittua kokonaiskorvausta, niin sinun pitää vähentää tekemäsi matkalaskun osuus työn hinnasta, jolloin työstä sopimasi kokonaiskorvaus pysyy ennallaan.

Ateriakorvauksia voi nostaa max. 2 kpl/pvä. Verottajan ohje verovapaat matkakustannusten korvaukset. Erityisaloilla (rakennus-, maanrakennus-, tai metsäala) on omat säännökset verottomista matkakuluista, esim. päivärahaa voi nostaa vain, jos yöpyy kohteessa. Verottajan ohje erityisalalla työskentelevän matkakustannukset .

Jos olet kulkenut omalla autolla, niin matkalaskun pakollisia tietoja ovat lisäksi auton rekisterinumero sekä matkamittarin lukema matkan alussa. ”Lisää matkarivi -painikkeella” merkitään matkan tiedot JOKAISELTA MATKAPÄIVÄLTÄ. Matkakulujen päälle lisätään sama myynnin arvonlisävero kuin työsuoritteessa.

Jos olet matkustanut julkisilla ja laskutat vain päivärahoja, niin pakollisia tietoja ovat matkapäivä, matkan alkamis,- ja päättymisaika sekä matkareitti (tarkat osoitteet). Valitse silloin ”Lisää matkarivi (vain päiväraha/ateriakorvaus)”. Koska jokaisesta päivästä pitää tehdä oma rivi, niin yöpyessäsi kohteessa useita päiviä laita seuraavan päivän kohdalle ”Alkoi” 00:00 ja ”Päättyi” 00:00 ja viimeisen matkapäivän kohdalle se aika, kun saavuit takaisin. Kuitit matkakuluista voit lähettää Laskun liitteet -toiminnon kautta.

Matkaliput ja majoituskulut voidaan korvata verovapaasti tositteita vastaan ja laskulla eriteltynä.

Laskun liitteet

Tätä kautta voit lähettää laskulle liitettäviä tiedostoja esim. tuntilistoja tai matkalippuja. Silloin kun olet toimeksiantajan kanssa sopinut, että matkakulut korvataan sinulle, niin niiden verolliseen hintaan lisätään vielä sama myynnin arvonlisävero kuin työsuoritteessa. Voimme korvata verovapaasti ainoastaan matkustamiseen liittyviä kuitteja, kuten matkalippuja ja majoituslaskuja, jos niistä on laskulla erittely. Jos valitset ”Liitteenä olevat kululaskut sisältyvät laskutushintaan”, niin vähennä niiden osuus työn hinnasta, jolloin työstä sopimasi kokonaiskorvaus pysyy ennallaan. Muut suoraan toimeksiantoon liittyvät kulut sinun tulee ilmoittaa vähennettäväksi omassa verotuksessa. Älä lähetä tätä kautta verokorttiasi, sen voit tehdä Asetukset/Omat tiedot -osiossa.

Eräpäivä

Yritysten kanssa voit sopia vapaasti eräpäivästä, mutta eräpäivän pitää kuitenkin olla suurempi kuin laskutuspäivä. Suosittelemme, että maksuehto on aina vähintään 7 päivää, yleisin maksuehto on 14pv (koskee varsinkin yksityishenkilöiden laskutusta.)

Palkanmaksu

Voit ilmoittaa miten haluat, että palkkasi maksetaan. Valintana on joko ”Heti kun maksusuoritus on tullut” tai ”Pyydettäessä” (yhteen palkanmaksuun voit kerryttää max. kolme laskua). Maksamme palkkasi viimeistään seuraavana päivänä siitä, kun olemme saaneet laskulle maksusuorituksen, paitsi jos olet valinnut pyydettäessä.

Palkkalaskelma lähtee verkkopankkiisi ns. verkkopalkkana. Mikäli verkkopankkisi tarjoaa useita verkkopalkkavaihtoehtoja, niin meidän lähettämämme palkkalaskelman saat esiin valitsemalla Apixin verkkopalkan. Verkkopalkka on turvallinen, tietoliikenne on salattua ja laskelmat saa näkyviin vain tunnistautumalla verkkopankkitunnuksilla. Laskelmat säilytetään verkkopalkkapalvelussa 18 kuukauden ajan, ja ne voit halutessasi tulostaa tai tallentaa vapaasti. Käytämme Osuuspankkia palkanmaksussa.

Verokortin lähetys

Verokortin voit lähettää turvallisesti Asetukset/Omat tiedot -osion kautta.

Lisätiedot

Tähän voit kirjoittaa lisätietoja laskun käsittelijälle (eivät tule näkyviin laskulle).

Esikatsele ja lähetä

Tarkista vielä laskutustiedot esikatselun kautta. Jos haluat tehdä korjauksia, niin pääset takaisin Muokkaa -painikkeella, muussa tapauksessa voit lähettää laskun tarkistukseen ”Lähetä laskutusmääräys”. Voit myös tallentaa luonnoksen myöhempää lisämuokkausta varten.

Laskut

Laskut -sivuilla näet kaikki lähettämäsi laskut ja niiden tilat: Luonnos, Käsittelyssä, Lähetetty, Maksettu.

Laskun tila muuttuu lähetetyksi, kun olemme tarkistaneet ja lähettäneet sen. Näet myös lähetyspäivän, sekä sen koska lasku erääntyy.

Kun lasku on tilassa Maksettu, niin palkkasi maksetaan pääsääntöisesti jo samana päivänä, mutta viimeistään seuraavana arkipäivänä maksusuorituksen saapumisesta.

Luonnos-tilassa olevaa laskua voit vielä muokata ennen lähetystä. Jos lasku pitää lähetyksen jälkeen hyvittää/korjata, niin laita siitä pyyntö sähköpostiin factura@tyotrahaksi.fi. Lähetetyn laskun muokkaus ei onnistu sovelluksessa.

Asetukset

Omat tiedot

Jos tietoihisi on tullut muutoksia, tai haluat esimerkiksi lähettää uuden verokortin, voit tehdä sen tällä lomakkeella.

Viestiasetukset

Voit valita miten lähetämme palveluun liittyviä ajankohtaisia tiedotteita sinulle.

Kaksivaiheinen tunnistautuminen

Voit halutessasi ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen Google Authenticatorilla, tai muulla yhteensopivalla vahvistuskoodisovelluksella. Asetuksissa voit myös vaihtaa salasanasi tai sähköpostiosoitteesi.